Jakie są korzyści z automatyzacji procesów biznesowych?

Przedsiębiorcy coraz częściej stają przed pytaniem: jak wykorzystać nowe technologie, by usprawnić działanie firmy i wyprzedzić konkurencję? Odpowiedź jest jedna: automatyzacja procesów biznesowych. Nieważne, czy jesteś właścicielem małego start-upu, czy budujesz przedsiębiorstwo podbijające zagraniczne rynki – automatyzacja pomoże rozwiązać dużą część problemów organizacyjnych, ograniczy wydatki, zaoszczędzi czas i zwiększy przychody. W tym artykule dowiesz się, czym jest automatyzacja procesów biznesowych, jakie procesy może usprawnić i jakie niesie ze sobą korzyści.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA – Business Process Automation) pozwala usprawnić działania każdej firmy, niezależnie od branży. Co kryje się pod tym hasłem? Przez automatyzację firmy rozumiemy wykorzystanie technologii, głównie nowoczesnych narzędzi i algorytmów, w przyspieszaniu i zwiększaniu precyzyjności wykonywania powtarzalnych czynności. BPA najczęściej znajduje zastosowanie we wszelkiego rodzaju pracy z danymi – na przykład gromadząc informacje z różnych źródeł, przetwarzając je i następnie generując automatycznie raporty.

Możliwości automatyzacji procesów biznesowych nie kończą się jednak na pracy z danymi. Może ona obejmować dowolne procesy w sprzedaży i marketingu, administracji, rekrutacji, pracy działu HR, a także obsłudze klienta. Przykładowe zadania, które może wykonać automatyzacja procesów biznesowych, to:

• dodawanie klientów do bazy w systemie CRM,
• kopiowanie i wklejanie danych,
• generowanie umów i faktur na podstawie wzorów,
• odpisywanie na wiadomości klientów,
• tworzenie spersonalizowanych ofert,
• automatyczne pobieranie danych z faktur.

Jak działa automatyzacja procesów?

Sama idea automatyzacji procesów biznesowych jest bardzo prosta – wdrożenie takiego rozwiązania oznacza zamianę manualnych, powtarzalnych zadań na czynności w pełni zautomatyzowane, które wykonują te same operacje bez udziału pracowników. Dzięki temu te same zadania są realizowane nie tylko szybciej, ale i z większą dokładnością. Na czym polega automatyzacja od technicznej strony?

Algorytmy w automatyzacji

Jednym z podstawowych elementów są odpowiednio zaprojektowane algorytmy. To nic innego jak zestawy instrukcji, które krok po kroku prowadzą do realizacji określonego celu, biorąc pod uwagę wszelkie możliwe zmienne. W przypadku BPA algorytmy są programowane tak, aby mogły wykonywać różnorodne procesy biznesowe bez potrzeby angażowania ludzi, a przynajmniej ograniczać ich udział do niezbędnego minimum.

Integracje – nieograniczone możliwości

Drugim, równie ważnym elementem są wszelkiego rodzaju integracje. To dzięki nim jesteśmy w stanie zaprojektować system, który w jednym miejscu połączy ze sobą dane z różnych źródeł. Najlepszym przykładem może być integracja automatyzacji z kontem bankowym oraz oprogramowaniem do fakturowania. Takie integracje sprawiają, że system może samodzielnie wystawić klientowi fakturę, wysłać ją na wskazany adres, a do tego sprawdzać na bieżąco, czy rachunek został opłacony w terminie.

Rodzaje automatyzacji i ich zastosowanie

W zależności od stopnia złożoności, indywidualnych cech danych procesów, a także konkretnych wymagań przedsiębiorcy, wdrożenia bazują na różnych rodzajach automatyzacji. Trzy główne z nich to robotyzacja (RPA), automatyzacja procesów biznesowych (BPA) oraz automatyzacja połączona ze sztuczną inteligencją (tzw. hiperautomatyzacja lub IPA).

RPA (Robotic Process Automation)

Robotyzacja to zdecydowanie najprostsze podejście do tematu automatyzowania biznesu. Nie mówimy tu o usprawnianiu całych sekwencji zadań, a jedynie wyręczeniu pracowników w wykonywaniu prostych, powtarzalnych czynności, które nie są ujęte w większe procesy. Przykład robotyzacji to boty odpowiadające na proste pytania poprzez czat na stronie internetowej.

BPA (Business Process Automation)

BPA stanowi znacznie szersze podejście, biorące na celownik nie tylko pojedyncze zadania, ale całe procesy będące podstawą działania firmy. W tym wypadku automatyzacja może obejmować proste i krótkie procesy, jak wygenerowanie raportu, lub skomplikowane ścieżki, takie jak zarządzanie relacjami z klientami w rozbudowanym systemie CRM.

IPA (Intelligent Process Automation)

To kolejny krok w rozwoju automatyzacji. Tutaj poza zaawansowanymi algorytmami oraz integracjami, do akcji wkracza także sztuczna inteligencja. To ona umożliwia systemowi wykazywanie się pewną dozą kreatywności i analitycznego myślenia. Gdzie najlepiej sprawdzi się inteligentna automatyzacja? Taki system może wspierać działy marketingowe w generowaniu kreacji reklamowych lub analizować ogromne liczby danych, a na podstawie uczenia maszynowego wyciągać z nich wnioski, prognozować i sugerować konkretne działania.

Główne korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Najczęściej wymieniane korzyści automatyzacji to wzrost wydajności i oszczędność czasu. Warto przy tym pamiętać, że możliwości takiego rozwiązania są niemal nieograniczone, a to oznacza, że wdrożenie BPA jest sposobem na usprawnienie niemal każdego aspektu działania firmy. Oznacza oszczędność pieniędzy, ograniczenie rekrutacji, zwiększenie przychodów, usprawnienie komunikacji wewnętrznej, a także zwiększenie satysfakcji pracowników oraz klientów. Oto najważniejsze korzyści, jakie przynosi automatyzacja procesów biznesowych:

• Zwiększenie wydajności: Automatyzacja oszczędza czas i przyspiesza realizację firmowych zadań. Dzięki niej czasochłonne, żmudne i powtarzalne czynności mogą być wykonywane w mgnieniu oka – bez konieczności angażowania uwagi pracowników.
• Redukcja kosztów pracy: Przejście na automatyzację to realne oszczędności każdego miesiąca. Zamiast rekrutować kolejnych pracowników do wykonywania powtarzalnych zadań, można „zatrudnić” automatyzację, która już od pierwszego miesiąca oszczędza pieniądze.
• Eliminacja błędów: Dobrze zaprojektowana automatyzacja jest bezbłędna i pozwala wyeliminować ryzyko występowania pomyłek zdarzających się nawet najbardziej doświadczonym pracownikom – na przykład podczas wpisywania i kopiowania danych.
• Praca na lepszej jakości danych: Przyspieszenie przetwarzania danych oraz wyeliminowanie pomyłek na etapie ich gromadzenia to gwarancja większej dokładności podczas analizy, raportowania i podejmowania ważnych decyzji.
• Poprawa jakości usług: Wdrożenie automatyzacji to korzyści dla kontrahentów. Przyspieszenie procesów w obsłudze klientów znacząco skraca czas oczekiwania na wiadomość, ofertę czy umowę.
• Skalowalność automatyzacji: Automatyzacja rośnie wraz z firmą i nie boi się skalowania. System automatyzacji dostosowuje się do różnych sytuacji i wspiera biznes niezależnie od tempa rozwoju – bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.
• Lepszy wgląd w kondycję firmy: Dzięki automatyzacji kadra zarządzająca oraz menedżerowie mają lepszy wgląd w przebieg procesów. Automatycznie generowane raporty i prognozy ułatwiają identyfikowanie obszarów do poprawy i szybsze dostrzeganie okazji.
• Korzyści dla pracowników: Wyręczenie zespołu w wykonywaniu monotonnych zadań to ratunek przed zmęczeniem i frustracją. Oszczędność czasu oznacza możliwość skupienia się na ważniejszych zadaniach, co przekłada się na większą satysfakcję i rozwój.

Gdzie automatyzacja procesów biznesowych sprawdza się najlepiej?

Coraz częściej mówi się o tym, że firmy mogą działać na autopilocie. Należy jednak pamiętać, że BPA skupia się w głównej mierze na zadaniach powtarzalnych i najczęściej bazujących na szeroko pojętych danych. To właśnie dlatego automatyzacja procesów biznesowych sprawdza się tak dobrze w sprzedaży i marketingu, zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz raportowaniu.

W sprzedaży i marketingu

W każdej firmie sprzedaż i marketing odgrywają główną rolę. Automatyzacja to przede wszystkim sposób na usprawnienie działań związanych z obsługą leadów (np. przygotowywanie ofert, generowanie umów, wysyłanie spersonalizowanych wiadomości). To również samodzielna obsługa zwrotów w sklepach internetowych, usprawnienie pracy i redukcja kosztów w dziale marketingu.

W obsłudze klienta

Procesy w obsłudze klientów zazwyczaj składają się z nieskomplikowanych i powtarzalnych zadań, dlatego automatyzacja pozwala tutaj oszczędzać dziesiątki i setki godzin pracy w skali miesiąca. Automatyzacja procesów biznesowych w obsłudze klienta obejmuje między innymi kontakt z kontrahentami, odpowiadanie na pytania za pośrednictwem czatu czy wysyłkę ankiet z prośbami o feedback.

W administracji i HR

Automatyzacja firmowej administracji to przede wszystkim wzrost cyberbezpieczeństwa ważnych plików i danych, a także usprawnienie całego obiegu dokumentów – od dokumentów wewnętrznych, aż po faktury i umowy. W dziale HR i rekrutacji BPA to obsługa rekrutacji, prowadzenie onboardingu i offboardingu, zarządzanie czasem pracy oraz monitorowanie kosztów.

Praca z danymi w dashboardach

Automatyzacja pracy z danymi eliminuje konieczność ręcznej analizy i przepisywania informacji, zastępując to interaktywnymi panelami umożliwiającymi generowanie raportów za pomocą jednego kliknięcia.

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych krok po kroku

Na samym początku warto zaznaczyć, że automatyzacja procesów biznesowych sprawdza się jedynie w dobrze ułożonych procesach. BPA należy traktować jako sposób na zoptymalizowanie istniejących i spisujących się procesów. W przeciwnym razie wszystkie słabości procesu zostaną przez automatyzację spotęgowane, a to oznacza nie tylko brak widocznych korzyści, ale też ryzyko pogorszenia wyników.

Oto główne etapy wdrożenia automatyzacji:

Wielu przedsiębiorców decyduje się na stałą współpracę ze specjalistami od automatyzacji, zamiast na doraźne projekty. Dzięki temu zespół konsultantów i developerów na bieżąco śledzi wyniki działań automatyzacji i poszukuje nowych okazji do zaoszczędzenia czasu oraz pieniędzy.

Automatyzacja jako strategiczna przewaga

Automatyzacja procesów biznesowych to podstawa skutecznego działania każdej nowoczesnej firmy. O ile do niedawna była przez wielu przedsiębiorców traktowana jako ciekawostka, tak teraz staje się nieodzownym elementem strategii pozwalającej wyprzedzić konkurencję na wymagających rynkach.

Wdrażając automatyzację, firmy zyskują nie tylko na efektywności i redukcji kosztów, ale również budują przewagę konkurencyjną, oferując lepszą jakość usług i zapewniając pracownikom bardziej satysfakcjonujące środowisko pracy. To przemyślana inwestycja, która pozwala firmie rozwijać się i elastycznie reagować na zmieniające się warunki rynkowe.